Politique de confidentialité et cookies

Version du 1er novembre 2026 (v3)

Cette politique explique comment VotreCRM, entreprise individuelle de Benjamin Mahier (« nous »), traite les données personnelles des personnes qui consultent le site votrecrm.fr et des utilisateurs du service VotreCRM, conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).

Chaque cabinet est responsable des données qu'il enregistre sur ses propres clients (fiches clients, contrats, recueils de besoins signés, documents déposés, etc.) : elles sont hors du champ de cette politique, et nous les traitons pour son compte selon l'accord de traitement des données. Les clients d'un cabinet qui souhaitent exercer leurs droits doivent s'adresser à ce cabinet. Le service n'est pas conçu pour des données de santé ; la seule exception, strictement limitée, est la question facultative « Êtes-vous fumeur ? » du recueil de besoins prévoyance, à laquelle le client du cabinet répond lui-même, après information, et que le cabinet traite sous sa seule responsabilité, sur le fondement du consentement explicite de la personne (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD) ; VotreCRM n'utilise jamais cette réponse (voir l'accord de traitement des données, articles 1 et 3).

1. Responsable de traitement

Benjamin Mahier, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous le nom commercial « VotreCRM », 32 rue Paul Bert, 69003 Lyon. Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@votrecrm.fr.

2. Données traitées, finalités et bases légales

Nous n'utilisons pas les données à des fins publicitaires, ne les vendons pas et ne procédons à aucun profilage. Les lignes signalées par la mention « Fonction prévue, pas encore ouverte. » décrivent des traitements qui ne commencent qu'à l'ouverture de la fonction, annoncée dans le service (conditions générales de vente, article 5 bis) ; cette mention est alors retirée.

3. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de notre équipe. Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions :

4. Transferts hors de l'Union européenne

Certains prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis. Les transferts éventuels de données vers ce pays reposent sur l'une des garanties suivantes : la décision d'exécution (UE) 2023/1795 de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (« Data Privacy Framework »), lorsque le prestataire figure, à la date du transfert, sur la liste officielle des organisations certifiées publiée par le ministère du Commerce des États-Unis (dataprivacyframework.gov) ; à défaut, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision (UE) 2021/914), intégrées à l'accord de traitement des données de chaque prestataire. Nous vérifions l'état de certification de nos prestataires lors de chaque mise à jour de cette politique ; une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande à contact@votrecrm.fr. Le stockage des données et des fichiers est situé dans l'Union européenne (Francfort) ; le transfert porte sur l'accès à distance possible depuis les États-Unis (assistance, administration par le prestataire) et, pour les emails, sur leur acheminement.

5. Durées de conservation

• Compte utilisateur : pendant toute la durée du contrat, puis 90 jours (période d'export), sauf obligation légale.
• Cabinet dont le contrat prend fin (clôture à la demande du cabinet ou résiliation par l'éditeur) : données accessibles en lecture et à l'export pendant 90 jours, puis suppression automatique du cabinet, de ses utilisateurs et de toutes ses données, sauf obligation légale de conservation et sauf la fiche du cabinet dans le fichier de prospection de VotreCRM (raison sociale, SIRET, numéro ORIAS, notes et journal des échanges avec l'éditeur), conservée 12 mois après la suppression d'un cabinet client, puis supprimée automatiquement, et, pour un cabinet qui n'est pas devenu client, conservée jusqu'à l'échéance indiquée à la puce « Fichier de prospection » ci-dessous ou supprimée par l'éditeur sans attendre si aucun échange venant du cabinet n'a eu lieu. L'administrateur est prévenu par e-mail à la clôture, puis avant la suppression. La résiliation de l'abonnement payant seule ne met pas fin au contrat : le cabinet passe en formule Gratuite et conserve ses données.
• Téléphone de l'administrateur : conservé avec le compte, supprimé avec lui.
• Secret de double authentification : jusqu'à sa désactivation ou la suppression du compte.
• Reports de l'activation de la double authentification (date de chaque report et date de fin, deux au plus par utilisateur ; ni adresse IP ni navigateur) : conservés tant que le compte existe, pour compter les reports, puis supprimés avec le compte.
• Avis clients : affichés 24 mois au plus à compter de leur date, puis masqués. Le commentaire, la réponse à la question privée « Que pourrions-nous améliorer ? » et la réponse publique de VotreCRM sont effacés automatiquement 12 mois après le masquage de l'avis (fin des 24 mois d'affichage, ou décision de VotreCRM de ne pas le publier) ou 12 mois après son retrait, qu'il ait été demandé par l'auteur ou décidé par VotreCRM pour un motif objectif (propos injurieux, données personnelles, propos hors sujet, auteur qui n'est pas client) ; un avis non publié sur lequel VotreCRM n'a pas encore pris de décision est conservé tant que le cabinet est client. La note, le nom du cabinet tel qu'il a été publié, les dates (dépôt, publication, décision, retrait), la preuve du consentement à la publication et le motif du retrait sont conservés jusqu'à la suppression du cabinet, 90 jours après la fin du contrat, pour justifier la publication et le retrait de l'avis et répondre à une contestation (intérêt légitime, art. 6.1.f, et art. 17.3.e du RGPD). Le retrait demandé par l'auteur masque l'avis sous sept (7) jours ; son texte est alors effacé au plus tard 12 mois après le retrait, ou sans attendre si l'auteur le demande. L'effacement immédiat du texte, ou l'effacement complet d'un avis (texte et métadonnées), peut être demandé à tout moment à contact@votrecrm.fr (section 7), sauf contestation en cours portant sur cet avis. Cette durée figure aussi sur la page Témoignages de clients. Le lien personnel d'invitation à donner ou à modifier un avis est valable trente (30) jours ; la trace de ce lien, qui contient l'adresse e-mail du destinataire, est supprimée trente (30) jours après son expiration.
• Parrainage : code de parrainage, parrainages et journal des crédits conservés pendant la durée du contrat, puis 90 jours ; la trace comptable des remises figure sur les factures (10 ans).
• Partenaires de l'éditeur (section 2) : coordonnées des contacts, notes et journal des échanges, accords et tâches conservés pendant la relation puis 3 ans à compter de sa fin (date de fin inscrite sur la fiche du partenaire) ; pour un partenaire pressenti avec lequel aucun accord n'est conclu, la fin de la relation est la date du dernier échange, et la fiche est close au plus tard 12 mois après ce dernier échange ; l'exemplaire signé d'un accord, conservé hors de l'outil, est gardé 5 ans à compter de la fin de l'accord (article L. 110-4 du Code de commerce), et 10 ans s'il a donné lieu à des écritures comptables (article L. 123-22 du même code). À ces échéances, la suppression est effectuée à la main par l'éditeur, alerté dans son espace d'administration, jusqu'à la mise en service d'une suppression automatique, annoncée sur cette page ; un contact qui le demande est effacé sans attendre ces échéances (section 7).
• Cabinet en formule Gratuite (essai non suivi d'un abonnement) : tant que le cabinet existe ; suppression possible après 24 mois sans connexion, sur préavis de 30 jours par email.
• Sessions de connexion : 30 jours au plus ; liens de réinitialisation : 1 heure.
• Adresse IP utilisée pour limiter les tentatives de connexion et les essais répétés sur les pages publiques : conservée 48 heures au plus (sous forme masquée pour les pages publiques).
• Données de sécurité (journal de sécurité du compte : connexions, changements de mot de passe, double authentification et sessions, avec la date, l'adresse IP et le navigateur, consultable par l'utilisateur dans la rubrique « Sécurité du compte » ; journal des assistances à distance et journal des actions d'administration, adresse IP des connexions à l'espace d'administration comprise) : 12 mois au plus, à l'exception des preuves d'acceptation des conditions générales (ligne suivante).
• Preuves d'acceptation des conditions générales (adresse e-mail de la personne qui accepte, date et version acceptée) : pendant la durée du contrat, puis 5 ans.
• Demandes d'assistance sur créneau de rappel (coordonnées, créneau, texte libre) : 12 mois à compter du créneau de rappel demandé.
• Demandes de prise en main du logiciel (coordonnées, note libre) : 3 ans à compter de la demande ou, lorsqu'elle a été payée, de son paiement (la plus tardive de ces deux dates). À cette échéance, une demande non payée ou remboursée est supprimée ; pour une demande payée ou offerte, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la note et le lien avec l'utilisateur qui l'a demandée sont effacés, et seule la trace de la prise en main (formule, prix, dates et références techniques du paiement, sans donnée de carte bancaire) est conservée avec le cabinet, afin qu'une seule prise en main soit accordée par cabinet et de justifier le paiement.
• Demandes de Migration Zen (numéro de téléphone et créneau de rappel indiqués à la validation, note libre du cabinet, compte rendu de l'équipe) : 3 ans à compter de la demande ; le fichier déposé est supprimé à la clôture de la demande (accord de traitement des données, article 1).
• Factures et pièces comptables : 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce).
• Suggestions : texte conservé 3 ans à compter du dépôt, fichiers joints 12 mois ; supprimés avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat, ou plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr.
• Assistance par tickets (demandes, échanges et pièces jointes) : 24 mois après la clôture du ticket, ou 24 mois sans activité, pièces jointes comprises ; le cabinet retrouve ces éléments dans l'export de ses données. Supprimés avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat.
• Demandes de rappel pour une démonstration (nom, téléphone, e-mail si indiqué, disponibilités) : 12 mois à compter de la demande, ou plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr. La fiche de suivi créée à partir de la demande dans le fichier de prospection de VotreCRM (section 2) est conservée 12 mois à compter de la dernière demande de la personne si aucun échange venant d'elle n'a eu lieu et, dès qu'un tel échange a lieu (message ou appel reçu, réponse de la personne), 36 mois à compter du dernier échange venant d'elle, puis supprimée automatiquement avec ses notes et son journal ; un message ou un appel de l'éditeur resté sans réponse, une note interne, le changement d'étape ou de date de relance ne prolongent pas cette durée ; la suppression intervient toujours plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr. Si la personne demande à ne plus être contactée, son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont inscrits dans la liste d'opposition décrite à la puce suivante, déjà en service pour cet usage, afin qu'une nouvelle demande ne crée pas de fiche.
• Fichier de prospection de VotreCRM (prospects et clients de l'éditeur, section 2) : 36 mois à compter du dernier échange venant de la personne (message ou appel reçu, réponse de la personne) ou, à défaut d'un tel échange, de la création de la fiche, puis suppression automatique, chaque nuit, de la fiche, de ses notes et de son journal ; un message ou un appel de l'éditeur resté sans réponse, une note interne, le changement d'étape ou de date de relance ne prolongent pas cette durée ; les fiches de suivi des demandes de rappel pour une démonstration suivent la règle de la puce précédente (12 mois sans échange venant de la personne) ; la fiche d'un cabinet inscrit au service devenu client est conservée tant que ce cabinet existe dans le service, puis 12 mois après sa suppression ; la fiche d'un cabinet inscrit qui n'est pas devenu client suit l'échéance ci-dessus et, si ce cabinet est supprimé du service sans qu'aucun échange venant de lui ait eu lieu, l'éditeur la supprime lui-même sans attendre cette échéance. Opposition à la prospection : l'adresse e-mail, l'adresse du profil LinkedIn, le SIRET et le numéro de téléphone de la personne qui s'oppose sont inscrits dans une liste d'opposition, sans aucune autre donnée, et y sont conservés tant que VotreCRM tient ce fichier de prospection, afin que l'opposition soit respectée (art. 21 du RGPD) ; un cabinet dont le SIRET figure dans cette liste ne reçoit aucune fiche ; la fiche elle-même est gelée (aucune relance, aucun message), puis supprimée à l'échéance ci-dessus ou, plus tôt, sur simple demande à contact@votrecrm.fr.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Les mêmes durées que celles de la puce précédente s'appliqueront aux fiches du fichier de prospection de VotreCRM créées à partir de sources publiques ou de saisies de l'éditeur.
• Désinscription des e-mails de conseils, des rappels de l'offre créateur et des propositions d'avis : enregistrée pour la durée du compte du cabinet, afin que l'opposition soit respectée ; supprimée avec le cabinet.
• Traces d'envoi des e-mails d'accueil, des rappels de l'offre créateur d'entreprise et des invitations à donner un avis envoyées par l'équipe : 12 mois à compter de l'envoi, ou supprimées avec le cabinet. Les traces des propositions d'avis déjà envoyées (pour n'envoyer chaque proposition qu'une fois) sont conservées avec la désinscription, pour la durée du compte ; elles ne contiennent ni texte ni note.
• Invitations de collaborateurs : supprimées 30 jours après leur expiration si elles n'ont pas été utilisées, 12 mois après leur acceptation ou leur annulation.
• Charte graphique (logo et couleurs) : conservée tant que le cabinet existe ; le logo peut être retiré à tout moment par l'administrateur ; supprimée avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat. Enregistrement de la confirmation, par l'administrateur, de couleurs dont le contraste est inférieur aux recommandations (journal d'administration : adresse e-mail, date, champs concernés et rapports de contraste, sans les couleurs) : 12 mois.
• Données que les cabinets enregistrent sur leurs propres clients (fiches, recueils de besoins signés, copies de fiche, documents) : durées de conservation fixées par chaque cabinet, responsable de traitement, et appliquées par défaut selon l'accord de traitement des données (article 1) ; supprimées avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat, à l'exception du registre des réclamations, conservé cinq (5) ans après la clôture de chaque réclamation sur instruction du cabinet ; après la suppression du cabinet, ce registre ne désigne plus le cabinet que par son identifiant et sa raison sociale, et ne conserve, des utilisateurs du cabinet, que le nom de l'auteur de chaque action de son journal (accord de traitement des données, article 9).
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Transfert de souscripteur et passage à l'annuel : trace de la procédure conservée avec les preuves contractuelles (durée du contrat, puis 5 ans) ; e-mails de procédure non conservés par VotreCRM au-delà de leur envoi.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Clés API : durée de validité (12 mois) puis 12 mois après leur révocation ; journal technique des requêtes : 6 mois ; journal des livraisons de webhooks : 30 jours.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Journal d'usage de l'option Assistant IA : 13 mois ; acceptation de la notice : durée du contrat, puis 5 ans.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Lecture automatique des avis d'échéance : compteurs d'usage 24 heures ; journal des lectures : durée de la fiche concernée ; valeurs proposées non décidées : 7 jours au plus.
• Espace assuré : liens de connexion demandés par l'assuré 15 minutes, liens d'invitation envoyés par le cabinet 7 jours au plus (durée indiquée dans l'e-mail) ; sessions fermées après 30 minutes sans activité et au plus 12 heures après la connexion ; liens et sessions terminés conservés 30 jours ; adresse IP masquée et compteurs de tentatives 48 heures. Relèvent du cabinet (accord de traitement des données, article 1) : le journal des actions dans l'espace (12 mois) ; le journal des invitations à l'espace envoyées au nom du cabinet, automatiquement ou par rattrapage (12 mois ; date, origine, statut ou motif de non-envoi, adresse masquée, identifiant de l'utilisateur du cabinet ayant confirmé un rattrapage, sans jeton ni adresse complète ; effacé à l'anonymisation de la fiche) ; les marqueurs de lecture des notifications de l'espace (une date et une liste d'identifiants techniques de contrats par assuré, remplacées à chaque marquage, conservées avec l'identité de l'espace et supprimées avec elle : 12 mois après sa fermeture au plus tard, ou avec la fiche ; les notifications de plus de 90 jours ne sont plus présentées) ; les messages (conversation terminée après 90 jours sans message, puis supprimée automatiquement 24 mois après sa fin ; supprimée plus tôt avec la fiche ou 12 mois après la fermeture de l'espace de l'assuré) ; les demandes de modification des coordonnées et du profil (supprimées 12 mois après leur dépôt, une fois traitées par le cabinet) ; les réclamations déposées depuis l'espace (conservées dans le registre des réclamations du cabinet 5 ans après leur clôture, y compris après l'effacement de la fiche, le nom étant alors remplacé et la description conservée ; leur suppression automatique à l'issue de ce délai n'est pas en service : le cabinet peut la demander par écrit après export, accord de traitement des données, article 9).
• Preuves de consentement et d'opposition au démarchage par e-mail et SMS enregistrées pour les clients d'un cabinet (choix saisis par le cabinet dans la fiche) : relèvent du cabinet (accord de traitement des données, article 1) ; supprimées automatiquement 5 ans après le dernier choix enregistré pour la personne, que sa fiche existe encore ou non (y compris après son effacement ou son anonymisation) ; elles ne contiennent ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone de la personne concernée ; seuls y figurent l'identifiant et le nom de l'utilisateur du cabinet qui a saisi le choix (à défaut de nom renseigné, la partie de son adresse e-mail qui précède le @). Elles sont supprimées au plus tard avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat. L'espace assuré n'en enregistre aucune.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Espace assuré, documents et dépôt de pièces : liens de téléchargement des documents partagés 2 minutes ; dates de partage et de dernier téléchargement des documents (conservées avec le document) ; demandes de documents (conservées avec la fiche) ; dépôts de l'assuré (de un à quatre fichiers par demande) non encore vérifiés par le cabinet (jusqu'à leur validation ou leur refus par le cabinet, et au plus 90 jours après le dépôt : tous les fichiers du dépôt sont alors supprimés automatiquement et la demande marquée « Non retenu » dans l'espace, un nouveau dépôt restant possible) ; documents validés (durée du dossier chez le cabinet). Aucun fichier d'origine déposé par l'assuré n'est conservé : seules les versions portant le filigrane du cabinet sont enregistrées (section 6).
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Comptes du portail des apporteurs : durée du compte, fermé avec l'apporteur ou par le cabinet ; journal de connexion 12 mois.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Prévoyance des professionnels : demandes internes créées par les corrections apportées par les cabinets à la base indicative (sans nom ni adresse e-mail d'auteur, sans identifiant de fiche) : conservées jusqu'à la décision de VotreCRM, puis 24 mois à compter de cette décision (sans suite, appliquée au cabinet ou à la base commune), afin de justifier les changements apportés à la base commune et de ne pas réexaminer une demande identique, puis suppression ; corrections du cabinet (donnée de configuration, y compris le rattachement d'une caisse à une fiche par son identifiant technique) : tant que le cabinet existe, modifiables et supprimables par lui à tout moment, supprimées avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat.
• Fonction prévue, pas encore ouverte. Messagerie liée : jetons d'accès supprimés dès la déliaison de la boîte ; consentement conservé pendant la durée du compte, puis 12 mois ; messages et pièces jointes enregistrés dans les fiches : durée de la fiche (accord de traitement des données).

6. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• mots de passe stockés sous forme d'empreinte irréversible ;
• cookies de session non lisibles par les scripts des pages ;
• séparation stricte des données de chaque cabinet, vérifiée par le serveur à chaque requête ;
• limitation des tentatives de connexion et des essais répétés sur les pages publiques ;
• double authentification obligatoire pour tous les utilisateurs (code à usage unique d'une application d'authentification, codes de secours), à l'exception des comptes de démonstration et des sessions d'assistance du support : à compter de la date d'application annoncée dans le service, un utilisateur qui ne l'a pas encore activée voit à sa connexion un écran d'activation avant tout autre accès à son espace ; il peut l'activer immédiatement, en scannant un QR code ou en saisissant la clé affichée (le QR code est produit dans son navigateur, sans transmission du secret à un tiers), ou reporter cette étape de 7 jours, deux fois au plus pour toute la durée de son compte, le serveur comptant les reports ; pendant un report, un rappel reste affiché et l'écran revient à l'échéance ; l'export des données et les actions sensibles (changement d'adresse e-mail, clés d'accès à l'interface de programmation, clôture du cabinet, transfert du rôle de souscripteur) restent soumis à l'activation effective ; l'obligation est indiquée dans les conditions générales acceptées à l'inscription et rappelée par l'écran d'activation à la connexion ;
• accès d'administration réservés et journalisés ;
• Fonction prévue, pas encore ouverte. messagerie liée : jetons d'accès aux boîtes chiffrés avec une clé dédiée, jamais transmis au navigateur, effacés à la déliaison ; connexions distinctes pour le courrier et l'agenda ; aucune lecture humaine par VotreCRM ;
• espace assuré : lien de connexion à usage unique conservé sous forme d'empreinte, expirant à 15 minutes lorsqu'il est demandé par l'assuré et au plus 7 jours lorsqu'il s'agit de l'invitation envoyée par le cabinet (un seul lien valable à la fois, rendu caduc si l'adresse de la fiche change ou si le cabinet ferme l'espace) ; invitations envoyées au nom du cabinet : réglage éteint par défaut, réservé à l'administrateur du cabinet et à un cabinet ayant une adresse de contact, plafond de cinquante invitations par cabinet et par 24 heures ; limitation des demandes de lien ; aucune modification directe de la fiche par l'assuré (profil et coordonnées soumis à la validation du cabinet) ; messagerie et réclamations limitées en nombre et en longueur, sans pièce jointe, avec refus automatique des numéros de carte bancaire, IBAN et de sécurité sociale, et texte masqué au support de VotreCRM pendant une assistance à distance ; e-mails de notification sans contenu ;
• pièces déposées par les clients des cabinets par les liens sécurisés (pièce d'identité, documents demandés, documents du recueil de besoins) et, lorsque cette fonction sera ouverte, dans l'espace assuré : formats limités à PDF, PNG et JPEG avec contrôle du contenu réel de chaque fichier, 4 Mo au plus par fichier et quatre fichiers au plus par dépôt ; à compter de la mise en service du filigrane, annoncée dans le service, filigrane « Usage exclusif pour : » suivi du nom du cabinet apposé automatiquement sur chaque image et chaque page de chaque fichier, seule la version filigranée étant conservée (aucun fichier d'origine conservé, métadonnées des images supprimées, dont la localisation), sans lecture ni analyse du contenu ni transmission à un tiers ; PDF protégés par un mot de passe ou signés électroniquement refusés, avec information de la personne à l'écran ; le filigrane vise à limiter la réutilisation de la copie, il ne l'empêche pas et ne vaut pas vérification d'identité ; tout nouveau fichier est enregistré en mode privé, jamais à une adresse publique, et n'est servi que par le serveur après contrôle de la session et du cabinet ; fichiers reçus par ces liens placés en attente de vérification par le cabinet : téléchargeables par le seul cabinet en téléchargement forcé, jamais affichés, classés, partagés ni lus par la reconnaissance de texte avant validation, supprimés en cas de refus ; aucune analyse antivirus par VotreCRM, la vérification incombant au cabinet avec les moyens de protection de son poste de travail ; dépôt ni validé ni refusé dans les 90 jours supprimé automatiquement avec tous ses fichiers ;
• Fonction prévue, pas encore ouverte. espace assuré, dépôt de documents : formats limités (PDF, PNG, JPEG) avec contrôle du contenu réel de chaque fichier, 4 Mo au plus par fichier, filigrane du cabinet sur chaque fichier dans les conditions de la puce précédente, limitation du nombre de fichiers déposés (60 par heure) et un seul dépôt par demande, de un à quatre fichiers ; fichiers déposés jamais affichés dans l'espace, téléchargeables par le seul cabinet en téléchargement forcé tant que le dépôt n'est pas vérifié, jamais classés ni partagés avant validation, supprimés en cas de refus ; les fichiers déposés ne font l'objet d'aucune analyse antivirus par VotreCRM : leur vérification incombe au cabinet, avec les moyens de protection de son poste de travail ;
• Fonction prévue, pas encore ouverte. option Assistant IA : liste fermée des champs transmis, contrôlée par le serveur ; masquage des numéros de sécurité sociale et IBAN reconnus dans les textes saisis ; aucun contenu dans les journaux ; plafond et limiteurs de demandes ;
• Fonction prévue, pas encore ouverte. API : clé affichée une seule fois, conservée sous forme d'empreinte, limitée à 60 requêtes par minute, révocable à tout moment ; webhooks signés.

7. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime) et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour retirer son avis, l'auteur en fait la demande depuis son espace VotreCRM (Paramètres, rubrique « Votre avis ») ou en écrivant à contact@votrecrm.fr ; l'avis est retiré sous sept (7) jours.

Pour les exercer, écrivez à contact@votrecrm.fr. Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard un mois à compter de la réception de la demande (article 12.3 du RGPD) ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, et nous vous en informons alors. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Contacts des partenaires de l'éditeur. Les personnes dont les coordonnées professionnelles figurent dans le fichier des partenaires de l'éditeur (section 2) peuvent obtenir la copie des données qui les concernent (fiche de contact, notes et échanges qui les mentionnent), leur rectification ou leur effacement, demander la limitation du traitement et s'opposer à tout moment à ce que l'éditeur les contacte, en écrivant à contact@votrecrm.fr, dans les conditions et délais indiqués ci-dessus ; l'identité du demandeur est vérifiée par une réponse à son adresse professionnelle connue. L'effacement ne porte pas sur les pièces que la loi impose à l'éditeur de conserver (accords signés, pièces comptables), gardées hors de l'outil pour les durées indiquées à la section 5.

Demandes de rappel pour une démonstration. La personne qui a demandé un rappel peut à tout moment, sans motif et sans frais, demander à ne plus être rappelée ni contactée par l'éditeur, en écrivant à contact@votrecrm.fr : plus aucun rappel ne lui est adressé, sa fiche de suivi (section 2) est gelée puis supprimée, et son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont inscrits dans la liste d'opposition décrite à la section 5 afin qu'une nouvelle demande ne crée pas de fiche. Elle peut aussi obtenir la copie de sa demande, de sa fiche et de son journal (droit d'accès), leur rectification ou leur effacement.

Prospection de VotreCRM. Toute personne inscrite dans le fichier de prospection de VotreCRM (section 2), y compris le représentant d'un cabinet inscrit au service, peut s'opposer à tout moment, sans motif et sans frais, à y figurer et à recevoir des messages de prospection de l'éditeur, en écrivant à contact@votrecrm.fr (article 21, paragraphe 2, du RGPD) : plus aucun message ne lui est adressé, sa fiche est gelée puis supprimée, et ses identifiants sont inscrits dans la liste d'opposition décrite à la section 5. Elle peut aussi obtenir la copie de sa fiche et de son journal (droit d'accès), sa rectification ou son effacement.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Lorsque ses données n'auront pas été recueillies auprès d'elle (sources publiques), elle en sera informée au plus tard lors du premier message qui lui sera adressé et, en tout cas, dans le mois qui suivra l'enregistrement de sa fiche (article 14 du RGPD), par un renvoi à la présente politique, et pourra s'opposer en répondant à ce message.

Export des données d'un cabinet. L'administrateur d'un cabinet exporte l'ensemble des données de son cabinet depuis le service (Mon compte, « Exporter mes données »), après avoir activé la double authentification. S'il ne l'a pas activée, ou si l'accès au service n'est plus possible, le représentant légal du cabinet peut demander la remise des données par e-mail à contact@votrecrm.fr, en joignant une copie de sa pièce d'identité et un courrier manuscrit, daté et signé par lui ; l'archive est remise par un moyen sécurisé au plus tard un mois après la réception d'un dossier complet (conditions générales de vente, article 13) ; les justificatifs reçus ne servent qu'à vérifier l'habilitation du demandeur et sont supprimés une fois l'archive remise, seule la trace de la demande (date, demandeur, cabinet) étant conservée avec les preuves contractuelles. Cette procédure concerne la restitution des données du cabinet (réversibilité, article 28.3.g du RGPD) ; elle ne conditionne pas l'exercice par une personne physique de ses propres droits décrits ci-dessus, notamment ses droits d'accès et de portabilité (articles 15 et 20 du RGPD).

Clients d'un cabinet. Les personnes dont un cabinet a enregistré les données dans VotreCRM (y compris dans l'espace assuré que leur cabinet leur a ouvert) exercent leurs droits auprès de ce cabinet, responsable de traitement. L'export du droit d'accès que le cabinet peut leur remettre depuis le service contient les données de la fiche, celles de l'espace assuré (accès et actions, demandes de modification, conversations, réclamations déposées depuis l'espace et, lorsque ces fonctions seront ouvertes, demandes de documents et leur suivi, documents partagés), les preuves de consentement et d'opposition au démarchage enregistrées pour la fiche et les documents du dossier, y compris ceux que la personne aura déposés ; il ne contient pas les informations commerciales internes du cabinet (commissions et taux). La note interne du cabinet sur le traitement d'une réclamation déposée depuis l'espace y figure, le cabinet pouvant en occulter les passages qui concernent d'autres personnes ou relèvent du secret des affaires.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

8. Cookies et informations enregistrées dans le navigateur

VotreCRM n'utilise aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de réseau social, et aucun service tiers ne dépose de cookie ni ne lit d'information sur votre appareil depuis les pages de VotreCRM. Lorsque vous êtes redirigé vers une page hébergée par un tiers (paiement de l'abonnement par Stripe, autorisation donnée au fournisseur de messagerie), cette page relève de la politique de ce tiers. Les pages publiques du site (accueil, questions fréquentes, pages légales) ne déposent aucun cookie ; les seules informations qu'elles enregistrent dans votre navigateur sont le thème d'affichage (clair ou sombre) que vous avez vous-même choisi, décrit après les tableaux ci-dessous, et, sur la page d'accueil, le fait que l'invitation à planifier une démonstration vous a déjà été présentée, décrit dans le second tableau. Les cookies et les informations décrits ci-dessous ont pour seule finalité de permettre le fonctionnement du service que vous avez demandé : maintenir votre connexion, sécuriser les accès, conserver une saisie en cours, appliquer l'apparence que vous avez choisie et ne pas vous présenter deux fois la même invitation. À ce titre, ils sont dispensés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; lignes directrices de la CNIL sur les cookies et autres traceurs, délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020), et aucun bandeau de consentement n'est donc affiché. Tous les cookies sont inaccessibles aux scripts des pages (attribut HttpOnly) et ne sont transmis qu'en connexion chiffrée (attribut Secure). Aucun d'eux ne sert à vous suivre d'un site à l'autre.

Certaines pages enregistrent en outre, dans la mémoire de votre navigateur (stockage local ou de session), des informations qui ne quittent pas votre appareil, ne sont lues par aucun tiers et ne servent à aucun suivi :

Le site votrecrm.fr permet de choisir l'apparence de ses pages (bouton « Changer de thème » : automatique, clair ou sombre). Lorsque vous choisissez le thème clair ou le thème sombre, ce choix est enregistré dans le stockage local de votre navigateur (localStorage, clé votrecrm-theme), sans date d'expiration, et lu à chaque affichage d'une page du site, y compris les pages ouvertes depuis un lien reçu par e-mail, pour appliquer le thème choisi. En thème automatique, rien n'est enregistré : la page suit le réglage clair ou sombre de votre appareil, sans le transmettre. Cette information ne quitte pas votre navigateur : elle n'est transmise ni à nos serveurs ni à un tiers, et ne permet ni de vous identifier ni de suivre votre navigation. Ce stockage, strictement nécessaire à l'affichage que vous avez demandé, est dispensé de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; lignes directrices de la CNIL du 17 septembre 2020). Vous pouvez l'effacer à tout moment en choisissant le thème automatique, ou en supprimant les données de site de votre navigateur.

Les polices de caractères du site sont hébergées sur nos propres serveurs : l'affichage des pages ne fait appel à aucun service tiers de polices (comme Google Fonts) et ne transmet votre adresse IP à aucun tiers à ce titre. Tout ajout futur d'un service tiers (mesure d'audience, vidéo, carte, outil de discussion) ferait l'objet d'une mise à jour de cette section et, si ce service déposait des traceurs non nécessaires, d'un recueil de consentement préalable.

9. Modification de la politique

Nous pouvons modifier cette politique, notamment lorsque nous mettons en service une nouvelle fonctionnalité, faisons appel à un nouveau prestataire ou changeons une durée de conservation. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page, avec sa date. Lorsque la modification ajoute un prestataire qui reçoit des données personnelles, ajoute une finalité ou allonge une durée de conservation, les utilisateurs en sont informés au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux administrateurs des cabinets ou par un bandeau dans le service ; dans les autres cas, ils en sont informés par le service au plus tard le jour de l'entrée en vigueur. Les fonctionnalités signalées dans cette politique par la mention « Fonction prévue, pas encore ouverte. » ne donnent lieu à aucun traitement tant qu'elles ne sont pas ouvertes ; à l'ouverture, cette mention est retirée et, lorsqu'un prestataire « à désigner » est concerné, sa dénomination, sa localisation et ses garanties sont inscrites ici et à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données, trente jours avant.